Retour d’expérience, comment BL évolution a structuré sa politique d’achats responsables ?

Depuis la création de l’entreprise, diminuer l’impact environnemental et social négatif est une préoccupation centrale des coopérateurs comme des salariés. La question se pose pour les déplacements, l’alimentation, la consommation énergétique des locaux, et bien sûr nos achats. Cette préoccupation l’est non seulement car c’est notre cœur de métier mais aussi parce que cela fait partie de la culture de la société coopérative, de ses gérants, coopérateur.ices et salarié·e·s.

En 2019, nous avons acté notre politique RSE autour de 3 axes et 10 engagements. Nous nous sommes, entre autres, engagés à travailler avec des partenaires et fournisseurs responsables.

Un petit groupe de salarié·e·s de l’entreprises est en charge de mettre en œuvre cet engagement, et a donc travaillé à la définition de la politique d’achats responsables. Nous souhaitions partager notre expérience dans la mise en place d’une politique d’achats responsables dans une PME.

 

1/ Étudier ce qu’est une politique d’achats responsables

De par nos missions de conseil en développement durable nous avions quelques ressources à dispositions ; même s’il n’est pas nécessaire d’être expert sur le sujet. Nous nous sommes notamment appuyés sur les pratiques des grands groupes qui rédigent leur propre charte, à destination soit des salariés soit des salariés et fournisseurs, ou des politiques venant structurer les pratiques internes. Nous avons également pris en compte les éléments de la Charte RFAR, mis en œuvre par le médiateur des entreprises.

2/ Faire un état des lieux de nos achats

Cette étape peut se diviser en deux temps. D’abord, il nous fallait faire la liste de nos différents types d’achats. En tant qu’entreprise du secteur tertiaire, nous n’avons certes pas de matières premières, mais des achats concernant du matériel informatique et bureautique, l’alimentaire, des supports pour des concertations publiques, etc. Nous avons donc listé les différents achats de notre structure puis les avons classés selon les catégories précédentes.

Ensuite, il était important d’identifier les pratiques que nous menons pour chacune de ces catégories d’achats. En collaboration avec la personne responsable des achats de l’entreprise, nous avons répertorié les bonnes pratiques en vigueur. Par exemple, 90% des ordinateurs sont reconditionnés, le mobilier de bureau est reconditionné ou d’occasion, le papier est recyclé et certifié…

3/ Evaluer l’impact de nos achats

Une politique d’achats responsables vise à minimiser l’impact négatif (et renforcer l’impact positif) sur la société, créé à travers les achats. Ainsi cette politique a pour objectif d’identifier quels sont les achats qui ont un impact négatif le plus important afin d’agir en priorité sur ceux-ci. Nous avons donc évalué l’impact environnemental et social de chacun des achats, et mis cet impact en perspective de la fréquence d’achat et de la quantité achetée. Ainsi l’achats des boissons chaudes pour le bureau (café et thé) a un impact négatif moins important que celui d’un ordinateur mais au vu de la fréquence d’achat, nous avons décidé de nous concentrer de façon similaire sur ces deux catégories.

4/ Inclure les salariés dans la réflexion

A ce stade des axes de travail commençaient à se dégager pour structurer notre démarche. Afin de rendre ces axes plus concrets, une séance de travail collective et de tempête cérébrale a permis d’identifier des critères qui pourraient nous permettre d’orienter nos achats à l’avenir. Ces critères ont été définis à partir des axes d’amélioration identifiés et ont permis d’embarquer toute l’équipe dans ce travail.

5/ Formuler des actions concrètes et en faire un outil opérationnel

A partir des éléments concrets apportés par les collaborateurs (les critères d’achat par type d’achat), nous avons pu formuler des actions concrètes, par exemple : « Privilégier le matériel reconditionné » ou « Privilégier des produits locaux ». Notre objectif étant d’élaborer une politique opérationnelle, compréhensible et utilisable par les responsables Achat mais également par tout salarié. Nous avons ainsi abouti à une  d’achats responsables structurée autour de 5 axes et 16 actions.

Outre les engagements, le plus important reste la mise en œuvre concrète de cette charte d’achats responsables. Pour cela, d’une part, les axes et les actions ont été priorisés, dans un ordre non pas de faisabilité mais d’impact – les axes ayant le plus d’impact (tant sur l’environnement que sur la société) en priorité :

I             Limiter le besoin d’acheter du neuf

II            Lors de l’achat, sélectionner des produits à faible impact environnemental           

III           Lors de l’achat, sélectionner des fournisseurs responsables             

IV          Limiter l’impact des emballages

V            Diminuer l’impact de la fin de vie du produit

La priorisation s’est faite aussi au niveau des actions. Par exemple : privilégier des produits locaux ; puis : privilégier des produits avec un ou des labels environnementaux ou des modes de production à faible impact environnemental.

D’autre part, nous avons élaboré une grille permettant de mettre en correspondance les actions avec chaque catégorie d’achat (informatique, mobilier, alimentation, …), en précisant dès que possible le critère attendu (exemple : les labels concernés en fonction du type d’achat). Certains achats n’étaient pas concernés par certaines actions (exemple : acheter des produits alimentaires reconditionnés), nous l’avons mentionné pour faciliter la mise en œuvre. En fonction de la maturité de l’entreprise et de l’impact de l’action, la correspondance de l’action à un achat s’est faite selon 3 niveaux :

  • A étudier (non prioritaire au vu de l’impact de l’action mais faisable)
  • A développer (prioritaire au vu de l’impact de l’action et faisable)
  • A renforcer (car déjà mis en place)

La priorisation et la mise en correspondance avec chaque type d’achat ont permis d’aboutir à une grille de critères complète qui servira d’outil d’aide à la décision lors de l’achat d’un produit.

6/ Travailler avec la personne responsable des achats à la mise en œuvre

La grille de critère élaborée, il fallait désormais l’intégrer au processus d’achat. Pour cela, il est indispensable de travailler avec la ou les personnes qui effectuent des achats dans l’entreprise, afin de comprendre avec elle(s) les modalités qui permettront de mettre en application cette politique. Par exemple, est-ce que cela va demander plus de temps lors d’un achat ?

La direction peut si nécessaire valider ces modalités de mise en œuvre.